La primera etapa per a produir una pel·lícula comença per la selecció d’un projecte i la identificació de les seves característiques específiques i les seves possibilitats de finançament i proposta i innovació artístic-creativa. Els següents passos requereixen tenir en compte la dimensió del projecte per a poder planificar un pressupost sostenible i un finançament a la mesura. El documental es pot abordar de diferents maneres depenent del model que representi, des d’una producció artesanal, industrial o una autoproducció. En aquesta fase, una tasca crucial és l’elaboració de materials atractius de venda (dossier, pitch, teaser) per a implementar l’estratègia prevista en el competitiu ecosistema de fons, ajudes, mercats, fòrums, festivals i plataformes.

Una vegada finançat el documental, l’equip de producció ha de dimensionar el pressupost i dissenyar un pla de producció adequat. Igual que passa a l’àmbit artístic, allò imprevisible de treballar amb la realitat és decisiu en aquesta organització, per la qual cosa la flexibilitat en la gestió és absolutament necessària en les tres fases, preproducció, rodatge i postproducció. La selecció de l’equip tècnic és un altre dels factors clau, especialment en produccions on el factor humà pot ser delicat o en les quals els terminis s’allarguen en el temps. El cinema documental s’enfronta a reptes específics per a la producció com les qüestions ètica i la gestió de drets i aspectes legals.

Les escasses pantalles per a la distribució del cinema documental condicionen en gran manera la trobada de les pel·lícules amb el públic. Així resulta indispensable desenvolupar una estratègia eficaç per a obtenir la màxima difusió del film que estem duent a terme. Aquesta última etapa es pot realitzar en solitari, mitjançant l’acte-distribució, o acompanyat d’una agència de venda o distribuïdora. De totes dues formes, és clau seleccionar el públic objectiu de la pel·lícula, dissenyar una estratègia complementària de projeccions i visionats en diferents àmbits d’interès i elaborar un atractiu pla de comunicació per a aconseguir el màxim nombre d’espectadors.